GDPR
Persondatabehandling
Manelia ApS er dataansvarlig for persondata, og behandler disse ud fra en vedtaget persondatapolitik, som består af politikker og procedurer. Disse har til formål at sikre en ensartet og sikker behandling af personoplysninger, og at GDPR-lovgivningen følges. Personer, hvis oplysninger Manelia ApS behandler, vil blive orienteret om behandlingen af deres oplysninger. Du kan herunder læse om persondatahåndtering i Manelia ApS.
Manelia ApS opbevarer ikke persondata udenfor EU.
Ejendomsadministration
Behandling og opbevaring af personoplysningen i forbindelse med lejer, ejer og foreninger sker i overensstemmelse med de gældende regler for persondatalovgivningen, databeskyttelse og persondataforordningen (GDPR). For at sikre dette er der i administrationen interne procedurer. Der indsamles og opbevares kun relevante personoplysninger der er nødvendige, for at kunne udføre vores arbejde. Der opbevares ikke oplysninger, vi ikke er retslig forpligtet eller har hjemmel til at have. Indsamles der oplysninger udenfor dette felt vil der indsamles samtykke. Persondata slettes, når der ikke længere er formål eller hjemmel til opbevaring af oplysningerne.
Deling af personoplysninger sker ikke uden personens viden og samtykke, hvis dette påkræves retsligt. Der deles kun personoplysninger med henblik på at optimere drift eller i den gældende persons egen interesse.
For at sikre fortrolighed og datasikkerhed af personoplysninger er det kun personale med arbejdsrelevantbehov, der har adgang til lejere, ejere og foreningers data. Der opbevares ikke fysisk tilgængeligt materiale, hvoraf personfølsom fremgår. Digitalt opbevarede persondata er sikret via begrænset adgangstilladelse, og opbevares ikke på medarbejderes private enheder men på online platforme med flere beskyttelsesfaktorer.
Ved sikkerhedsbrud vil implicerede personer eller foreninger samt Datatilsynet blive informeret herom.
Databehandling af korrespondancer med Manelia ApS
Manelia ApS anvender SPF – Sender Policy Framework og DKIM – DomaineKeys Identified Mail, som sikrer, at kun vores medarbejdere kan sende mails fra vores mailserver, og at modtagerens server kan identificere, at vores mail er sikre. DMARC – Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance sørger for, at hvis der sendes spammails forklædt som en mail fra Manelia ApS serveren, vil disse kasseres før, de når frem til modtageren. Disse beskyttelser gør, at alt mailkorrespondance med Manelia ApS er legitimt.
Der er interne procedurer om håndtering af mails med personoplysninger med henblik på at undgå at have personfølsomme data liggende steder med nem tilgængelighed.
Henvendelser via kontaktformularen modtages gennem samme system som mails, og har derfor samme sikkerhedsstandarder. Personoplysninger oplyst i kontaktformularen behandles på lige fod med data fra ejendomsadministration, som står beskrevet ovenfor.
Persondata rettigheder
Personer hvis data Manelia ApS opbevarer, har retten til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler, og hvorvidt de behandles samt retten til at få dem slettet fra vores datasystem.